Шаг 1⁚ Установите факт порчи
- Осмотрите документы на предмет повреждений, таких как следы воды, пятна, разрывы или другие признаки повреждения․
- Сравните поврежденные документы с неповрежденными экземплярами, чтобы определить масштаб ущерба․
- Задокументируйте повреждения с помощью фотографий или письменного описания․
Шаг 2⁚ Сообщите о порче
- Немедленно сообщите о порче руководителю или ответственному лицу․
- Составьте письменное уведомление, содержащее следующее⁚
- Описание повреждений
- Приблизительное время и дата порчи (если известно)
- Любые подозрения или информацию о том, кто мог быть причастен
Шаг 3⁚ Создайте комиссию по расследованию
- Руководитель или ответственное лицо должно создать комиссию по расследованию, состоящую из соответствующих сотрудников (например, сотрудников отдела кадров, ИТ и юрисконсульта)․
- Задача комиссии ⎯ определить причину порчи и установить виновных лиц․
Шаг 4⁚ Проведите расследование
- Комиссия по расследованию должна провести собеседования с потенциальными свидетелями․
- Просмотрите записи с камер видеонаблюдения (при наличии)․
- Проверьте электронные журналы и другие записи для получения дополнительной информации․
Шаг 5⁚ Определите причину порчи
- Основываясь на результатах расследования, комиссия должна определить причину порчи․
- Причины могут включать⁚
- Небрежность или халатность
- Умышленное повреждение
- Стихийные бедствия
Шаг 6⁚ Установите ответственность
- Если причина порчи была определена как умышленное повреждение, комиссия должна установить виновных лиц․
- Это может включать сотрудников, посетителей или сторонних лиц․
Шаг 7⁚ Примите меры
- Руководитель или ответственное лицо должно принять соответствующие меры в зависимости от серьезности порчи и виновных лиц․
- Меры могут включать⁚
- Дисциплинарные взыскания
- Увольнение
- Правовые действия
Шаг 8⁚ Документируйте процедуру
- Комиссия по расследованию должна составить подробный отчет о своих выводах и принятых мерах․
- Отчет должен содержать⁚
- Сводку фактов
- Результаты расследования
- Принятые меры
- Любые рекомендации по предотвращению подобных инцидентов в будущем
Шаг 9⁚ Уведомите соответствующие стороны
- Руководитель или ответственное лицо должно уведомить соответствующие стороны о результатах расследования и принятых мерах․
- К ним могут относиться⁚
- Сотрудники
- Клиенты
- Страховые компании
Дополнительные советы⁚
- Сохраняйте спокойствие и действуйте профессионально при расследовании и принятии мер в связи с порчей документов․
- Соблюдайте конфиденциальность и не распространяйте информацию о порче или о расследовании за пределами круга лиц, имеющих право знать․
- Обратитесь за помощью к правоохранительным органам, если есть подозрение на уголовное преступление․